Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Sự kiện có thể là những hoạt động đơn giản như sinh nhất, đám cưới, liên hoan cũng có thể phức tạo hơn như hội nghị, giới thiệu sản phẩm, tổ chức họp báo, lễ trao giải thưởng…khai trương cửa hàng hoặc các sự kiện giải trí. Để tổ chức sự kiện thành công không hề đơn giản bạn cần phải lưu ý đặc biệt với những điều sau.

Hiểu rõ về đơn vị tổ chức và tính chất của sự kiện

Muốn vậy người đứng ra tổ chức phải nắm được tình hình hiện tại của doanh nghiệp, tính cách thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp…  Nói chung là bạn cần có cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp. Tiếp đến là cần nắm rõ yêu cầu, mục đính, tính chất của sự kiện… Một lễ trao giải thưởng sẽ khác biệt hoàn toàn so với một lễ ra mắt sản phẩm mới. Từ điều này bạn sẽ có những sáng kiến, sáng tạo cần thiết sau đó mới đi sâu vào các chi tiết nhỏ mà chúng tôi nhắc ra sau đây.

Hình thành ý tưởng và viết kế hoạch chi tiết

Sau những bước tìm hiểu và những buổi làm việc điều quan trọng hàng đầu quyết định thành công đó chính là ý tưởng chủ đạo của sự kiện. Sau khi có ý tưởng thì điều tiếp theo là chủ đề sự kiện. Để làm được điều này bạn cần có sự hiểu biết sâu sắc về các đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, khách hàng và mục tiêu truyền thông của sự kiện.
Và công việc tiếp theo là viết kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Tìm kiếm địa điểm

Về địa điểm tổ chức bạn cần lưu ý phải đáp ứng yêu cầu về tính chất sự kiện, mỗi sự kiện khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau về địa điểm. Hơn thế địa điểm cần phù hợp với số lượng khách mời đừng để tình trạng thiếu chỗ ngồi cho khách mời hoặc địa điểm quá rộng so với số khách mời dẫn đến lãng phí không đáng có.
Sau khi tìm kiếm được địa điểm thì việc bố trí, trang trí lại địa điểm sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Phải đảm bảo mọi hình ảnh cần phải tinh tế, thống nhất xuyên suốt ngoài vào trong,

Tìm kiếm MC dẫn chương trình và mời người nổi tiếng tham dự

Có thể khẳng định người dẫn chương trình là linh hồn của sự kiện. Không nhất thiết phải là người dẫn nổi tiếng nhưng cần phù hợp với sự kiện. Và điều quan trọng nữa là Mc cần nhận được kịch bản sớm và đọc kịch bản kỹ càng tránh những nhầm lẫn đáng tiếc. Tốt hơn hết bạn nên lựa chọn những người có tinh thần thái độ làm việc nghiêm túc, nhiệt tình.
Cùng với mc thì sự xuất hiện của những người nổi tiếng cũng là cách để thu hút sự chú ý của nhiều người. Tuy nhiên mời được họ không dễ và nhiều khi còn gặp phải nhiều vấn đề mà bạn cần chuẩn bị trước các phương án để ứng phó.

Chuẩn bị âm thanh ánh sáng

Trong các sự kiện thì âm thanh, ánh sáng cũng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của nó. Hãy tưởng tượng trong một sự kiện quy mô mà hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất khách hàng sẽ cảm thấy thế nào. Vì thế hãy chú ý đặc biệt đến điều này.

Về âm thanh cần đảm bảo âm thanh chuyên nghiệp trong đó quan trọng nhất là hệ thống loa kéo chất lượng, micro chuyên nghiệp  Nếu không có sẵn bạn hoàn toàn có thể thuê, hiện dịch vụ thuê loa kéo đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi nó giúp họ tiết kiệm chi phí cũng như đảm bảo chất lượng âm thanh.

Chuẩn bị các phương án ứng phó với rủi ro

Bất cứ hoạt động nào cũng có thể xảy ra các tình huống không mong muốn. Do đó cùng với việc chuẩn bị những vấn đề nói trên bạn cũng cần chú ý lường trước các rủi ro cũng như phương án giải quyết.  Các vấn đè đó có thể là yêu cầu thay điểm thời gian địa điểm đột ngộ hay thiếu chỗ ngồi…
Trên đây là những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Chúng đều là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công vì thế bạn cần cân nhắc kỹ.

Chi tiết bài viết gốc: https://thueloakeo.org/luu-y-khi-to-chuc-su-kien/